Pengertian
Bahasa, Jenis dan Ciri-Ciri Surat Menyurat
Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan
pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu
kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya
dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini
dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
Pengertian
Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk
mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak
yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat
menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika
hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada
balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan
kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu
membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Mengenal Bahasa Surat
Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang
berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran,
permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat.
Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan
mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa,
kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat
dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu
melaporkan pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau
alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana
terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan
pokok-pokok masalahnya.
Jenis-jenis Surat
1.
Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi
lima jenis yaitu :
a. Surat
Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat
kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan,
keuangan keluarga dan sebagainya.
b. Surat
Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah
resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada
instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c. Surat
Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah
surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk
para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi
–instansi lain yang terkait.
d. Surat
Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal
perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para
langganannya.
e. Surat
Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan
formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam
pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu
sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk
surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor
pembuat surat
Format surat tertentu
2.
Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi
kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat
Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum
Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya
asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat
Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak
dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh
perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat
Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau
beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan
kedalam sampul atau amplop.
d. Surat
Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat
dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang
dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat
kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e.
Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa
surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan
secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya).
Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit
organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi
bersifat resmi.
f.
Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara
menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu
hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa
tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.
g. Surat
Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak
mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan
pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan
sebagainya.
3.
Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan
menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang
berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara,
sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan
masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat
Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak
boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak
berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat
konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena
isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan
mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan
yang korupsi.
4.
Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat
digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a.
Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera
atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan
yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena
penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat
Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak
perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat
tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat
Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk
penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari
penerima.
5.
Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a.
Surat Biasa
Surat yang
menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini
tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian
surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak
dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
b. Surat
Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya
mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh
karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau
prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat
Kilat Khusus
Surat-surat
yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani
supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat
tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya
supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari
pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara
penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya
mahal.
Ciri-Ciri Bahasa Surat
Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu
jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat
pembahasan berikut ini:
Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah
dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga
data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan.
Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu
kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan
pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda
baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah
asing.
Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja
(simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate
kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan
yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan
secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar
diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:
1)
Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2)
Menghilangkan basa-basi
3)
Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4)
Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5)
Menempatkan tanda baca yang tepat
Menarik dan Sopan
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas,
jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah
using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang
lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan
nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang
digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa
yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.
Sumber :
http://id.wikipedia.org/wiki/Surat
http://juprimalino.blogspot.com/2012/04/pengertian-definisi-surat-fungsi-jenis.html
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
CV (Curriculum Vitae)
Nama
:Eko
Ariyadi
Jenis kelamin
:Laki-Laki
Tempat & Tgl Lahir :Jakarta 18 April 1992
Kewarganegaraan
:Indonesia
Status perkawinan
:Belum Menikah
Agama
:Islam
Alamat
:Jl.batu amparI, jakarta
HP
:087781xxxxx
Latar Belakang Pendidikan
Pendidikan Formal
1998 – 2004 :SDN 07 PG, Jakarta
2004 – 2007 :SMP 150, Jakarta
2007 – 2010 :MAN 6 , Jakarta
Kemampuan
1. Kemampuan Komputer (MS Word, MS Excel, MS Power
Point, MS Access,)
2. Kemampuan Internet.
Peraktek Kerja Lapangan
Pengalaman
Kerja
Carrefour ITC, JAKARTA
Plaza Kramat Jati, JAKARTA
Giant Cibubur, JAKARTA
JAKARTA,2 Juli 2015
Eko Ariyadi